Mahnungen zu schreiben ist eine der unangenehmsten Taten die ein Mensch machen kann. Kein Mensch mag es wirklich. Das Senden von Zahlungserinnerungen an Kunden ist Teil eines täglichen Geschäfts für Unternehmer und Start-ups. Die Gründe für den Ausfall sind unterschiedlich, was die Situation nicht verbessert. Offene Rechnungen können nicht bezahlt werden.
Kostenlose Vorlagen für Mahnungen
Zu Ihrem Gunsten stellen wir Ihnen die folgenden Muster kostenlos als Vorlage zur Verfügung. Um diesen standardisierten Prozess zu vereinfachen, sind kostenlose Vorlagen für Zahlungsrückstände ideal für Ihre Zahlungserinnerungen geeignet. Tauschen Sie einfach die entsprechenden Daten in der Vorlage für Ihre Zwecke und Formulierungen aus. Und weil wir kluge Mahner sind, folgen wir der gängigen Praxis und beginnen mit der ertsen Mahnung.
Die unangenehme Arbeit der Mahnung steht an? Niemand hat es gern, wenn er Kunden oder Partner abmahnen muss. Um so mehr Last bringt es dann mit sich, die mühsame Arbeit des Schreibens der Mahnung auf sich zu nehmen.
Während es einige Kunden gibt bei denen klar ist, dass die Zahlung länger dauert, gibt es eben auch andere Kunden, die freundlich daran erinnert werden müssen, dass noch eine Rechnung zu begleichen ist. Das auf schriftlichem Wege.
Lassen Sie uns den Großteil der Arbeit übernehmen. Wir erklären Ihnen kurz weshalb, wann und wie eine Mahnung Sinn macht. Was die richtigen Schritte sind und wie diese am besten funktionieren. Danach bieten wir Vorlagen für Ihre Mahnungen an. Durchlesen, ausfüllen, ausdrucken, eintüten und fertig. Porto drauf, oder per Mail versandt und Ihre Mahnung gelangt zum Kunden.
Wann sollten sie versendet werden?
Sobald die Frist vergangen ist, in der eine Rechnung hätte beglichen werden sollen, ist es Zeit für die erste, meist schriftliche, Mahnung. Hier unterscheidet sich natürlich, ob der Betroffene persönlich bekannt ist, oder rein geschäftlich. Bei persönlichen Bekannten gibt es häufig die Möglichkeit eines direkten Kontakts, statt des direkten offiziellen Weges. Rein geschäftliche Kunden sollten von Vornherein postalisch oder per E-Mail daran erinnert werden, ihre offenen Rechnungen zu begleichen.
Allerdings sollten auch die persönlichen Kontakte nicht zu häufig mündlich erinnert werden. Auch bei ihnen ist es nach einer gewissen Frist, die frei wählbar ist und nicht zu lange sein sollte, von Vorteil eine Mahnung auf dem schriftlichen Weg zu erstellen. Das reicht dann häufig auch schon aus, um die offen stehenden Kosten ausgeglichen zu bekommen. Ausnahmen bestätigen natürlich grundsätzlich die Regel.
Erste Mahnung
Die erste Mahnung sollte in einem durchaus freundlichem und trotzdem bestimmendem Ton geschrieben sein. Der Kunde oder Partner wird zum ersten Mal darauf aufmerksam gemacht, dass er da noch etwas vergessen hat und dies bitte während einer gerechten Frist nachzuholen hat.
Die meisten Personen reagieren darauf mit einer Zahlung. Andere suchen zumindest den Kontakt, um einen Aufschub zu erfragen und zu erwirken oder eine Ratenzahlung zu vereinbaren und einzuhalten. Wieder andere ignorieren das Schreiben ganz einfach und reagieren nicht darauf.
Schon in der ersten Mahnung besteht die Möglichkeit Kosten zu erheben. Den Aufwand den das Erstellen und Absenden der Mahnung herbeiführen, der sollte schließlich nicht vergessen werden und regt einige Personen noch Mal dazu an, baldmöglichst die Rechnung zu begleichen.
Zweite Mahnung
Bei der zweite Mahnung sieht das schon wieder ganz anders aus. Die 2. Mahnung ist lediglich eine Bestätigung dafür, dass der Kunde oder Partner entweder nicht zahlungswillig, oder zahlungsunfähig ist. Beides ist selbstverständlich inakzeptabel und Grund für dieses zweite Schreiben. Eine Ignoranz seitens des Schuldners sollte spätestens hier beendet werden.
Dies ist auch der Zeitpunkt, an dem weitere Maßnahmen angekündigt werden sollten. Inkassobüros und Rechtsanwaltskanzleien sind da das richtige Drohmittel, um noch mal ausdrücklich darauf aufmerksam zu machen, dass noch eine Rechnung offen ist. Weitere Schritte sind auch immer mit weiteren Kosten verbunden. Das sollte dem Kunden in der zweiten Mahnung ebenfalls noch Mal ausdrücklich klar gemacht werden. Bei einigen Personen führt dies zu Angst oder Schuld Gefühlen und sie begleichen ihre Rechnungen.
Falls der Schuldner mit seinen Papieren nicht ordentlich umgeht ist es ratsam, eine Kopie der 1. Mahnung und eine Kopie der Rechnung anbei zu legen.
Spätestens an dem Punkt der 2. Mahnung werden die Mahnkosten mit aufgeführt. Mahnkosten beinhalten: Papier, Druck, Aufwand, Tinte, Umschlag, Porto, Kopien der Rechnungen und weitere Posten. Alles kann und sollte in der Mahnung aufgelistet werden, um dem Schuldner eine möglichst hohe Aufforderung zur Zahlung zu stellen, bevor noch mehr Aufwand geschehen muss.
Versand der Mahnungen
Während es bei der 1. Mahnung nicht ganz so von Bedeutung ist ob sie diese per E-Mail oder per Post versenden, sollte die 2. Mahnung definitiv mindestens über ein Einwurf Einschreiben gesendet werden, am besten sogar ein persönliches Einschreiben. So ist sicherzustellen, dass der Adressat die Sendung auch tatsächlich erhalten hat. Desweiteren ist festzuhalten, zu welchem Datum er diese empfangen hat. Ihr Schuldner hat keine Möglichkeit mehr, den Erhalt der Mahnung zu leugnen oder zu verbergen. Neben dem Datum ist auch die Uhrzeit des Erhalts bei einem Einschreiben vermerkt.
Nach der 2. Mahnung
Geben Sie dem Schuldner auch bei der zweiten Mahnung eine gerechte Frist zum Begleichen der Rechnung. Sollte er seiner Pflicht nicht nachkommen und die Rechnung weiterhin offen stehen bleiben, so besteht die Möglichkeit einer letzen und dritten Mahnung, oder dem direkten Weg zum Inkassobüro bzw. zu einem Rechtsanwalt.
Wurde auf die ersten beiden Mahnungen keine Reaktion gezeigt, so ist die Wahrscheinlichkeit, dass eine dritte Mahnung vom Kunden ernst genommen wird, ziemlich gering. Eher ist sogar anzunehmen, dass besagte Person sich über die dritte Mahnung schon lustig macht und Sie nicht mehr ernst nimmt.
Ab hier ist es von Vorteil andere die Arbeit übernehmen zu lassen.
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