Unter einem Kassenbuch versteht man ein Journal, in dem alle Bargeschäfte eines Unternehmens aufgezeichnet werden. D. h. alle Einnahmen und alle Ausgaben, die mit Bargeld durchgeführt werden, müssen im Kassenbuch erfasst werden. Früher wurden diese Aufzeichnungen in einem Buch gemacht. Heute werden die Kassabücher in der Regel elektronisch geführt.

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Das Kassabuch ist ein wesentlicher Teil der Buchführung eines Unternehmens und es gelten selbstverständlich die Grundsätze einer ordnungsgemäßen Buchführung. Folgende Daten muss jedes Kassenbuch enthalten:

  • Fortlaufende, einmalige Nummerierung - Belegnummer
  • Datum des Eintrags
  • Buchungstext
  • Steuersatz
  • Höhe der Einnahmen bzw. der Ausgaben - Betrag
  • Kassenstand

Es gilt der Grundsatz: keine Buchung ohne Beleg!

Für jede Buchung muss ein Beleg ausgestellt werden. Jeder einzelne Geschäftsfall muss so eingetragen werden, dass er auch von einem Außenstehenden nachvollziehbar ist. Die Belegpflicht gilt natürlich auch für Privatentnahmen. Ist ein externer Beleg nicht vorhanden, muss ein Eigenbeleg erstellt werden. Es dürfen im Nachhinein keine Einträge gelöscht oder unkenntlich gemacht werden. Jede Korrektur bzw. jede Änderung muss mit einem neuen Eintrag durchgeführt werden und dieser Eintrag durch einen Beleg dokumentiert werden. Es dürfen keine Leerzeilen gelassen werden und der Kassenbestand darf nicht negativ sein, denn eine Kasse kann nicht „leerer als leer” sein.

Damit ein Beleg den rechtlichen Vorgaben entspricht, muss er folgende Punkte enthalten:

  • Name des Unternehmens, das die Leistung bzw. die Lieferung erbracht hat
  • fortlaufende Nummer für die Identifikation des jeweiligen Geschäftsvorfalls
  • Ausstellungsdatum des Belegs
  • die Bezeichnung und Menge der Ware oder der Dienstleistung
  • Betrag der bezahlt wurde
  • Kassenidentifikationsnummer
  • Betrag der Barzahlung nach Steuersätzen getrennt
  • Datum und Uhrzeit der Ausstellung
  • maschinenlesbarer Code (QR-Code)

Einnahmen und Ausgaben im Kassenbuch festhalten

Sowohl die Einnahmen als die Ausgaben müssen täglich erfasst werden und der Ist-Bestand muss jederzeit mit dem Soll-Bestand verglichen werden können. (Kassensturz) Kommt es zu einer Prüfung durch das Finanzamt müssen alle Daten abrufbar sein und die dazugehörigen Belege vorgelegt werden.

Der Saldo, der sich im Kassenbuch ergibt, wird als Teil des Umlaufvermögens eines Unternehmens in die Bilanz aufgenommen. Daher ist die exakte Führung des Kassenbuches wichtig. Für die ordnungsgemäße Führung der Buchhaltung und auch des Kassenbuches ist der Unternehmer verantwortlich.

Seit Einführung der Registrierkassenpflicht ist es nicht mehr erlaubt ein Kassenbuch in Form einer Excel-Tabelle zu führen, da diese Tabellen leicht veränderbar und dadurch jederzeit manipulierbar sind. In Zukunft wird das Kassenbuch nur mehr digital geführt werden.

Wird der Jahresumsatz eines Unternehmens von 15.000 Euro überschritten und Barumsätze von mehr als 7.500 Euro erzielt, sind alle Unternehmer und Gastronomen verpflichtet elektronische Aufzeichnungen zu führen.

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