Werden im B2B (Business to Business) Aufträge vergeben, ist das immer mit der Ausstellung eines Pflichtenhefts verbunden. Es ist das Gegenstück zum Lastenheft, bei dem der Auftraggeber die grundsätzlichen Anforderungen festlegt. Liegt dem Auftragnehmer diese Grundlage vor, erstellt er daraus das Pflichtenheft. In ihm stellt er genau dar, wie er die Vorgaben des Auftraggebers erfüllen will. An diesen Beschreibungen kann nach dem Abschluss des Projekts seine Leistung bemessen werden.

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Deswegen sollte ein Pflichtenheft mit größter Sorgfalt erstellt werden. Dabei ist auch darauf einzugehen, welche Probleme unter den im Lastenheft genannten Anforderungen auftreten könnten. Ist beispielsweise das Budget zu niedrig angesetzt, sind im Pflichtenheft darzulegen, dass möglicherweise bei der Auswahl der Materialien Abstriche zu machen sind.

Das sollte ein Pflichtenheft beinhalten

Welche Kriterien ein Pflichtenheft enthalten sollte, hängt stark von der Branche und dem Produkt ab. Wenn ein Bauunternehmer ein Haus errichtet, sind andere Kriterien von Bedeutung, als wenn ein Hersteller von Produktionsmaschinen für einen Kunden eine neue Anlage entwerfen soll. Es gibt branchenabhängige Normen und Richtlinien, die definieren, wie ein korrektes Pflichtenheft strukturiert und aufgebaut sein sollte. Somit werden wir an dieser Stelle nur auf ein paar allgemeine Überbegriffe eingehen können.

Zunächst muss in einem Pflichtenheft die Ausgangssituation skizziert werden. Es geht darum, den Status Quo zu beschreiben und die Ziele zu definieren. Die Ziele sind in drei Arten untergliedert. Die Abschnitte ergeben sich nach den folgenden Kriterien: Es sind Ziele, die entweder auf jeden Fall umgesetzt werden müssen, auf die verzichtet werden kann oder die auf keinen Fall umgesetzt werden.

Ziele und Prozesse definieren

Im Pflichtenheft soll es insbesondere darum gehen, wie die Ziele erreicht werden. Der Prozess der Durchführung wird sehr genau beschrieben. Das bedeutet, dass wichtige Kennzahlen schon im Pflichtenheft niedergeschrieben sind. Für den vorhin dargestellten Hausbau heißt das, dass im Pflichtenheft zu lesen ist, wie viele Steine in welcher Größe benötigt werden. Dabei werden auch die Prozessabläufe beschrieben: Wie viele Personen werden zur Realisierung des Projekts benötigt? Welche Fachkenntnisse sind dafür erforderlich? Welche Teile der Arbeit kann der Auftragnehmer ausführen und welche muss er an einen Subunternehmer weitergeben? Das sind nur wenige der Fragen, die ein Pflichtenheft beantworten muss.

Nicht zuletzt ist auch ein umfangreicher Anhang erforderlich. In ihm befinden sich technische Zeichnungen, Berechnungen, Ablaufpläne und weitere Dokumente, die am Ende herangezogen werden können, um die ordnungsgemäße Durchführung überprüfen zu können.

Im Internet finden Interessenten verschiedene Vorlagen für Pflichtenhefte. Diese geben einen Überblick über relevante Bestandteile. Wer beim Erstellen eines Pflichtenhefts unerfahren ist, sollte in die Vorlagen aus verschiedenen Branchen schauen, um so einen möglichst weiten Blick für die essenziellen Bestandteile zu haben.

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