Eine Protokollvorlage ist eine Art Rahmen oder Handlungsanweisung in einer speziellen Situation. Zum Beispiel benötigt man eine Protokollvorlage bei einem Staatsbesuch. Hier wird genau festgelegt, wie der Besuch abzulaufen hat, wer welche Kleider trägt, wer wem die Hand schüttelt und wer sich vor wem wann verbeugt.

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Eine Protokollvorlage kann aber auch ganz allgemein eine Vorlage sein, um zum Beispiel bei Meetings schnell Protokolle verfassen zu können. Da ist dann gemeint, dass man sich nach einem gewissen System und Schema hält. Zum Beispiel wäre eine Vorlage, dass das Datum immer zuerst geschrieben wird, mit dem Ort und der Zeit wo das Meeting stattfindet. Darunter kommen die Anwesenden Personen. Danach ist die Tagesordnung aufgelistet.

Das Meeting

Als nächster Punkt folgt das Meeting selbst. Hier kommt es auf das Protokoll an: Es gibt ein sogenanntes Ergebnisprotokoll und ein Verlaufsprotokoll. Beim Ergebnisprotokoll wird nur das beschlossene Ergebnis notiert, beim Verlaufsprotokoll kommen alle Diskussionen mit in den Text.

Die Tagesordnungspunkte von oben können wieder als Überschrift dienen und es wird das Protokoll verfasst. Beim Verlaufsprotokoll sollte der Inhalt so gut wie möglich transportiert werden. Für häufige Wörter kann man während des Protokolls Abkürzungen verwenden. Eine andere Möglichkeit ist es, den Text auf Tonband aufzunehmen, und dann abzudrucken.

Um Unklarheiten bei Personen vorzubeugen, können Namensschilder vorbereitet werden und gegebenenfalls auf dem Tisch platziert werden. So ist für den Protokollführer die Person immer eindeutig zuordenbar. Für Skizzen, Flipchart oder Videoprojektion können auch Fotos gemacht werden, welche dann dem Protokoll beigefügt werden. (Copyright vorausgesetzt).

Ergebnisprotokoll

Beim Ergebnisprotokoll wird zu jedem Punkt nur das Ergebnis protokolliert. Es ist gerade bei größeren Runden mit vielen Personen eine gute Methode.

In ein Protokoll gehört auch die genaue Dauer des Meetings. Bei wichtigen Meetings werden die Teilnehmer gebeten, das Protokoll nach Durchsicht zu unterschreiben. Hier sind dann also die Namen einzuarbeiten und Platz für die Unterschrift zu lassen. Bei diesen Protokollen ist auch die Seitenanzahl wichtig und wird von jeder Person gezeichnet.

Der Name des Moderators gehört ebenso auf das Protokoll, wie der Name des Protokollführers.

Die Vorlage eignet sich sehr gut, um ein Protokoll schnell abfassen zu können, denn Protokolle sollten schnell verschickt werden können oder aber auch schon während der Sitzung am Ende zur Unterzeichnung vorliegen. Zur Vorlage eignet sich ein Word-Dokument, in das die jeweiligen Tagesordnungspunkte nur noch eingetragen werden müssen.

Wer in der heutigen Zeit lieber schnell mit der Hand mit schreibt, auch das geht. In diesem Fall sollte die Vorlage aus Papier vorbereitet werden, die dann beim Meeting ausgefüllt werden kann.

Konkrete Protokollvorlage:

  • Besprechungsthema:
  • Datum und Zeit:
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  • Anwesende Teilnehmer:
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Punkt 1:

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  • Termine:

Punkt 2:

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Punkt 3:

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Sonstiges:

Unterschriften Anwesende:

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