In der heutigen Zeit ist es immer wichtiger, seinen Kundenstamm schnell und effizient zu erreichen. Gerade bei Einladungsmails, Bestellungen bei unterschiedlichen Lieferanten oder Firmenflyers. Bei all diesen Mails handelt es sich um wiederkehrende E-Mails, die Tag für Tag genutzt werden. Sie erfolgen immer im gleichen Ablauf.

Den Text jedes Mal neu zu tippen und vorzubereiten kann anstrengend und demotivierend sein. Im Grunde genommen wird die E-Mail immer wieder aufs Neue geschrieben, obwohl es der gleiche Inhalt ist. Das kostet vor allem Zeit, Aus diesem Grund gibt es die E-Mail-Vorlage. Worauf es zu achten gibt und welche Vorteile sich daraus entwickeln können, wird im folgenden Artikel erwähnt.

Vorteile von E-Mail-Vorlagen für Unternehmen

Heutzutage ist es wichtig seine Nachrichten und Mails schnell zu verschicken. Ein ewiges Tippen des gleichen Textes dauert ewig und kostete wertvolle Zeit. Ein Vorteil von E-Mail-Vorlagen ist, dass sie den Zeitaufwand verringern. Durch einen einfachen Klick lässt sich die Vorlage in die Mail integrieren und kann anschließend versendet werden. Insbesondere für Firmen ein enormer Vorteil. Sollten sich Änderungen ergeben, können diese schnell geändert werden.

Personalisierte Ansprache

Mit der E-Mail-Vorlage lassen sich unter anderem personalisierte Newsletter erstellen, die mehrere Vorteile bringen. Grundsätzlich enthält die Mail Angeboten und Inhalte, die exakt auf die Bedürfnisse des Kunden ausgelegt sind. Für jeden Kundenstamm lässt sich ein eigener Newsletter beziehungsweise Vorlage erstellen. Unter anderem lassen sich durch die personalisierte Mail auch alte Kunden wieder reaktivieren. Die Vorlage eignet sich auch für Kunden, bei denen länger nichts mehr bestellt worden ist.

Flexibilität

Ein weiterer Vorteil ist die Flexibilität. Die Vorlagen können schnell und einfach erstellt sowie bei Bedarf angepasst werden. Sollte sich der Kundenstamm oder deren Bedürfnisse ändern, kann die Vorlage innerhalb weniger Minuten angepasst werden. Das spart Zeit und ermöglicht eine schnelle Anpassung an die jeweilige Situation.

Erfolgskontrolle

Allerdings eignet sich die E-Mail-Vorlage nicht nur um Zeit zu sparen, sondern auch um seine verschickten Mails zu überprüfen. In Echtzeit lassen sich die Mails auswerten, um zu sehen, wer die Mails geöffnet hat und wer nicht. Sollten die Mails weniger geöffnet werden, sollte man sich nochmal Gedanken über die Formulierung oder ähnliches machen. Dadurch lässt sich schnell herausfinden was die Kunden interessiert und was nicht.

Worauf sollte bei der Erstellung von E-Mail-Vorlagen geachtet werden?

E-Mail-Vorlagen lassen sich unter anderem in Microsoft Outlook erstellen. Im Grunde genommen gibt es nur auf wenige Dinge zu achten. Folgende Punkte müssen dafür umgesetzt werden.

  1. Zunächst wird im Menü Start auf "Neue E-mail" geklickt. Um eine E-mail Nachricht zu erstellen kann auch die Tastenkombination STRG + UMSCHALT + M genutzt werden.
  2. Nun wird der gewünschte Text eingegeben, der später als Vorlage dienen soll.
  3. Danach auf Datei -> Speichern Unter.
  4. Anschließend wird im Dialogfeld der Dateityp "Outlook-Vorlage" ausgewählt.
  5. Im Feld Dateiname wird ein Name für die Vorlage eingegeben.
  6. Speichern und fertig ist die Vorlage.

Unter anderem lassen sich so Newsletter-Vorlagen erstellen, welche die Kunden gezielt über neue Angebote informieren.

Fazit

Durch E-Mail-Vorlagen ergeben sich für Firmen sowie Privatpersonen einige Vorteile. Gerade bei Unternehmen werden tagtäglich Bestellungen aufgesetzt, die sich kaum bis gar nicht unterschieden. Um die Bestellung beziehungsweise deren Mail-Inhalt nicht immer neu zu schreiben, gibt es die E-Mail-Vorlagen in Office Outlook.

Es spart Zeit und kann bei Änderungen schnell angepasst werden. Zudem sind die Mitarbeiter flexibler in ihren Texten. Für jeden Lieferanten oder Kunden lassen sich eigene individuelle Vorlagen erstellen, welche auf die Bedürfnisse zugeschnitten sind. Gleichzeitig können die Kunden über bevorstehende Angebote informiert werden.