Alle notwendigen Rechnungsdaten und Voraussetzungen, die auf einer Rechnung enthalten sein müssen, finden Sie hier. Nutzen Sie auch die kostenlose Word-Vorlage zum Download!

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Rechnungsvorlage – was muss auf einer Rechnung enthalten sein?

Eine Rechnung muss bestimmte Angaben und Rechnungsdaten enthalten, um als solche zu gelten und vom Finanzamt akzeptiert zu werden. Sind die folgenden Auskünfte und Positionen auf einer Rechnung nicht vorhanden, ist das Finanzamt nicht in der Pflicht diese anzuerkennen. Neben den Normalbetragsrechnungen sind weiter unten ebenfalls Rechnungen für Kleinunternehmer und Kleinbetragsrechnungen aufgeführt.

In der kostenlosen Rechnungsvorlage finden Sie eine Beispielrechnung mit den notwendigen Daten. Laden Sie sich jetzt das Muster herunter und erstellen Sie Ihre Rechnung!

Rechnungen mit Umsatzsteuer / Normalbetragsrechnungen

Um es den Kunden zu ermöglichen, ihre Vorsteuer vom Finanzamt zurückfordern zu können, gelten bei Rechnungen mit Umsatzsteuer bestimmte Regeln:

Name und Anschrift des leistenden Unternehmers

Damit eine Rechnungsadresse bei etwaigen Rückfragen vorliegt, ist es wichtig, dass diese mit weiteren Kontaktmöglichkeiten (Telefonnummer, Webseite, E-Mail-Adresse) auf der Rechnung zu finden ist. Weiterhin muss die unternehmerische Tätigkeit hieraus hervorgehen. Wenn das Unternehmen an mehreren Standorten vertreten ist, so kann der am Leistungsaustausch beteiligte Standort oder direkt die Zentrale angegeben werden. Um die Briefformatierung einzuhalten, finden sich diese Informationen meist oben rechts.

Name und Anschrift des Kunden

Für die Rechtskräftigkeit müssen der Name und die Anschrift des Kunden ebenfalls auf dem Dokument enthalten sein. Für gewöhnlich finden sich diese links oben wieder. Oft ist darüber noch das Logo des Unternehmers zu sehen, dieses ist aber nicht zwingend notwendig.

Eine fortlaufende und eindeutige Rechnungsnummer

Jede Rechnung muss durch eine fortlaufende, chronologisch nachvollziehbare Nummer eindeutig gekennzeichnet sein. Ob hierbei Formate wie z. B. "Rechnung Nr. 1" oder solche mit Jahres-Monatskennzeichnung verwendet werden, kann selbst festgelegt werden. Diese Information ist meist mittig links auf der Rechnung zu finden.

Das Ausstellungsdatum der Rechnung

Hierbei ist eine genaue, zeitliche Angabe des tatsächlichen Ausstellungsdatums der Rechnung anzugeben. Zu finden ist diese zumeist mittig rechts.

Die Menge und die handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Ware oder Art/Umfang der sonstigen Leistung

Bei der Angabe der Menge/Art der Dienstleistung muss auf die genaue Formulierung geachtet werden. Ungenaue Angaben wie "Lebensmittel" oder "Werkzeug" sind unzureichend. Bei einer "Arbeit laut Vereinbarung" muss auf die konkrete Leistung hingewiesen werden, gegebenenfalls in zur Rechnung gehörendem Dokument. Angaben wie "Menge" oder "Stück" werden üblicherweise für eine bestimmte Anzahl genutzt.

Hierbei variieren natürlich die Bezeichnungen je nach Unternehmen. Der untere Teil einer Rechnung ist oft tabellarisch aufgebaut, sodass nach der Mengenangabe und der Beschreibung die Preise folgen. Hier wird der Bruttopreis angegeben, wobei am Ende die Umsatzsteuer erwähnt werden muss. In Österreich liegt der Normalsteuersatz momentan bei 20 %. In Deutschland sind es nur 19%.

Der Tag der Lieferung oder der Leistungszeitraum

Hier ist ähnlich wie beim oben genannten Rechnungsdatum ein exakter Tag zu nennen, an dem die Lieferung an den Kunden übergeben, oder die Leistung erbracht wurde. Stimmen jedoch beide Daten überein genügt eine Bezeichnung wie "Leistungsdatum gleich Rechnungsdatum". Werden bestimmte Leistungen über einen gewissen Zeitraum erbracht, muss der gesamte Zeitraum angegeben werde. Ein Ausstellungsdatum der Rechnung allein reicht nicht aus. Das Rechnungsdatum findet sich oft links unten auf der Rechnung.

Das Entgelt und der Umsatzsteuerbetrag

Der Nettobetrag der Artikel/Leistung ist ebenfalls anzugeben. Dieses Entgelt setzt sich mit dem Umsatzsteuerbetrag zusammen, woraus dann die Gesamtsumme in Brutto gebildet wird. Dieses Aufzählen der einzelnen Beträge ist wichtig, um sich als Kunde die Vorsteuer zurückzahlen zu lassen. Dahinter ist noch einmal der Steuersatz vermerkt.

Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des leistenden Unternehmers

Am unteren Ende der Rechnung sind noch weitere Informationen wichtig. Die Bankverbindung des Unternehmers ist von Vorteil, wenn das Entgelt per Überweisung gezahlt wurde. Auch sonst wird sie meist angegeben. Daneben findet sich die sogenannte Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (UID). Diese ist für das Finanzamt entscheidend. Darunter kann noch die Firmenbuchnummer vermerkt werden.

Im Grunde sind das alle Merkmale die eine Rechnung in Österreich vorweisen muss, um als rechtskräftig zu gelten. Für Kleinunternehmer und Rechnungen mit Kleinbetrag gelten noch einmal gesonderte Regelungen. Diese sind im Folgenden aufgeführt.

Rechnungen ohne Umsatzsteuer (Kleinunternehmerregelung)

Wer von der Umsatzsteuer befreit ist, gilt als Kleinunternehmer. Hierbei muss kein Geld an das Finanzamt gezahlt werden, sollte es zu einer unternehmerischen Dienstleistung kommen. Wichtig ist hierbei auf der Rechnung ein Vermerk über die Umsatzsteuerbefreiung. Somit ist auch die Angabe des Steuersatzes nicht erforderlich. Ansonsten gelten die gleichen Bedingungen wie für Normalbetragsrechnungen. Da Kleinunternehmer jedoch meist nicht über eine UID verfügen, muss diese nicht auf der Rechnung vermerkt sein.

Die Kleinbetragsrechnung

Fällt der Betrag einer Rechnung unter einen Wert von 150 €, ist es für den Unternehmer möglich eine Kleinbetragsrechnung zu erstellen. Hierbei müssen bestimmte Informationen nicht aufgeführt werden. So kann beispielsweise die UID-Nummer aus der Rechnung entfallen. Weiterhin kann der Nettobetrag gemeinsam mit der Umsatzsteuer als Bruttobetrag angegeben werden. Hierbei müssen die einzelnen Beträge nicht separat aufgeführt werden.

Die Kontaktdaten des Kunden sind ebenfalls nicht zwangsläufig notwendig. Für innergemeinschaftliche Lieferungen muss auf den Rechnungen ein Hinweis auf die Steuerbefreiung vermerkt sein. Ebenfalls sind hierbei die UID des Unternehmens als auch des Kunden anzugeben. Natürlich steht es jedem Unternehmer frei, auch Rechnungen mit einem Betrag unter 150 € als Normalbetragsrechnung auszustellen. Hierbei sind jedoch alle Rechnungsmerkmale aufzuführen.

Die kostenlose Rechnungsvorlage

Die kostenlosen Rechnungsvorlagen wurden in Microsoft Word erstellt. Rechnungen können auch in Excel erstellt werden, solange sie die notwendigen Angaben enthalten. Achten Sie darauf, dass Sie die Angaben der Word-Vorlage entsprechend ändern, sodass sie Ihre korrekten Daten enthält. Wenn Sie eine Rechnung versenden, sollte Sie das Word-Dokument immer als PDF speichern und senden (elektronisch) oder ausdrucken und per Post verschicken. Jetzt Muster downloaden und loslegen!

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